Mengirim email merupakan bagian penting dari komunikasi digital, baik untuk keperluan pribadi ataupun profesional. Hanya saja, tidak jarang terjadi kesalahan dalam pengiriman, seperti salah alamat penerima atau isi pesan yang kurang tepat. Nah, kalau kamu pernah menemui situasi ini, jangan cemas ya. Gmail sekarang mempunyai fitur yang membuat kamu bisa untuk membatalkan pengiriman email dalam waktu tertentu sesudah email dikirim.
Dalam artikel ini, akan diulas secara rinci cara membatalkan email yang sudah terkirim di Gmail, baik lewat komputer (PC/laptop) ataupun perangkat seluler (HP). Dengan mengetahui langkah-langkah ini, kamu bisa mencegah dari kesalahan komunikasi yang tidak kamu inginkan.
Mengapa Fitur Pembatalan Pengiriman Email di Gmail Penting?
Fitur Undo Send di Gmail ini membuat kamu para pengguna untuk menarik kembali email yang sudah terkirim dalam waktu tertentu. Hal ini sangat berguna untuk mencegah beberapa hal, yaitu:
- Pengiriman email ke alamat yang salah
- Kesalahan dalam isi pesan, misalnya typo atau informasi yang kurang lengkap
- Pengiriman dokumen yang belum final
- Kesalahan teknis pada komunikasi bisnis
- Mencegah pengiriman email yang belum diperiksa ulang secara menyeluruh
Dengan adanya fitur ini, kamu sebagai pengguna mempunyai kesempatan untuk memperbaiki kesalahan sebelum email benar-benar sampai ke penerima.
Cara Membatalkan Pengiriman Email di Gmail lewat PC atau Laptop
Sebelum bisa memanfaatkan fitur pembatalan pengiriman email, kamu harus mengaktifkan opsi Undo Send di pengaturan Gmail. Kamu bisa mengikut caranya sebagai berikut:
Mengaktifkan Fitur Undo Send
- Buka Gmail melalui browser dengan mengakses https://mail.google.com.
- Jika sudah, ketuk ikon Settings (Setelan) yang berbentuk roda gigi di pojok kanan atas.
- Klaau sudah, klik opsi Lihat semua setelan.
- Pada tab Umum, cari opsi Urungkan pengiriman.
- Pilih durasi waktu untuk kamu batalkan pengiriman: 5, 10, 20, atau 30 detik. Direkomendasikan memilih 30 detik supaya mempunyai lebih banyak waktu untuk membatalkan pengiriman kalau diperlukan.
- Gulir ke bawah dan kemudian kamu bisa ketuk langsung opsi Simpan perubahan.
Membatalkan Pengiriman Email
Sesudah fitur Undo Send diaktifkan, maka kamu bisa mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membatalkan email yang sudah terkirim:
- Tulis email sebagaimana biasa dengan mengetuk tombol Tulis.
- Masukkan alamat email penerima dan isi pesan yang ingin dikirim.
- Jika sudah, silahkan klik tombol Kirim.
- Sesudah mengirim email, akan tampil notifikasi “Pesan terkirim” di pojok kiri bawah layar.
- Langkah berikutnya, silahkan klik tombol Urungkan dalam durasi waktu yang sudah ditentukan sebelumnya.
- Email akan dibatalkan dan dikembalikan ke Draft, sehingga kamu bisa melakukan edit atau menghapusnya sebelum dikirim ulang.
Cara Membatalkan Pengiriman Email di Gmail melalui HP
Kalau kamu lebih sering mengirim email lewat perangkat seluler, Gmail juga memberikan fitur pembatalan pengiriman yang mudah diakses. Di bawah ini langkah-langkah mudah yang bisa kamu lakukan:
- Pertama-tama, kamu bisa buka aplikasi Gmail di perangkat Android atau iOS.
- Jika sudah, klik ikon Tulis untuk membuat email baru.
- Masukkan alamat email penerima dan isi pesan yang ingin dikirim.
- Sesudah itu, silahkan klik ikon Kirim.
- Sesudah email terkirim, akan tampil notifikasi “Pesan terkirim” di bagian bawah layar.
- Segera ketuk tombol Urungkan sebelum notifikasi menghilang.
- Email akan dibatalkan dan dikembalikan ke Draft, membuat kamu bisa untuk mengedit atau menghapusnya sebelum dikirim ulang.
Alternatif Lain untuk Mencegah Kesalahan dalam Pengiriman Email
Di samping memakai fitur Undo Send, maka terdapat beberapa langkah yang bisa kamu lakukan untuk mengurangi kesalahan dalam pengiriman email:
- Periksa kembali alamat email penerima sebelum mengirim pesan.
- Pakailah fitur Draft untuk menyimpan email dan mengeceknya sebelum dikirim.
- Aktifkan fitur konfirmasi pengiriman kalau memang tersedia di klien email kamu.
- Kamu bisa memakai fitur Delay Send pada beberapa platform email supaya email dikirim dengan jeda waktu tertentu.
- Kamu juga bisa memakai fitur label atau kategori di Gmail untuk mengorganisir email sebelum dikirim.
- Baca kembali email dengan suara keras sebelum mengirim untuk meyakinkan diri tidak ada kesalahan penulisan.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Sudah Terlambat Membatalkan Email?
Apabila kamu sudah melewatkan batas waktu pembatalan email, terdapat beberapa langkah yang bisa kamu ambil untuk mengurangi dampak dari kesalahan tersebut:
- Kirim email susulan, ini bisa kamu lakukan kalau email terkirim dengan kesalahan, maka segera kirim email klarifikasi atau perbaikan kepada penerima.
- Pakai fitur Request Recall (untuk pengguna Outlook). Kalau kamu memakai email perusahaan yang terintegrasi dengan Outlook, beberapa akun email membuat mungkin fitur penarikan kembali email yang sudah dikirim.
- Hubungi penerima secara langsung. Kalau memang email berisi informasi sensitif atau kesalahan fatal, segera hubungi penerima lewat telepon atau chat untuk melakukan klarifikasi kesalahan tersebut.
- Jadikan pelajaran untuk masa depan . Kamu harus memastikan ke depannya kamu selalu cek email sebelum mengirimnya untuk mencegah kesalahan yang sama.
Secara garis besarnya, membatalkan pengiriman email di Gmail sangatlah mudah kalau kamu sudah mengaktifkan fitur Undo Send. Dengan mengatur durasi waktu sampai 30 detik, kamu mempunyai cukup waktu untuk menghindari kesalahan komunikasi yang bisa terjadi sebab pengiriman email yang tidak disengaja atau kurang tepat.
Pastikan juga kamu selalu cek ulang isi email sebelum mengirimnya dan mengaktifkan fitur ini supaya bisa mencegah masalah di kemudian hari.
Di samping itu, dengan menerapkan langkah-langkah pencegahan, semacam memeriksa alamat penerima, memakai Draft, dan membaca kembali isi email sebelum dikirim, kamu bisa mecegah kesalahan sejak awal. Kalau email sudah terkirim dan tidak bisa dibatalkan, mengirim klarifikasi atau menghubungi penerima bisa menjadi solusi terbaik.
Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, kamu tidak perlu lagi khawatir kalau suatu saat melakukan kesalahan saat mengirim email. Semoga panduan artikel bermanfaat dan bisa membantu kamu dalam mengelola email dengan lebih baik!
Terus pantau kolampedia untuk info dan tips lainnya. Salam sukses dan selamat mencoba!