Cara Buat Presensi Barcode Terhubung Spreadsheet dengan Mudah

Tahukah kamu? Sistem presensi barcode merupakan metode pencatatan kehadiran yang memakai teknologi barcode untuk mengidentifikasi dan merekam kehadiran individu. Dalam sistem ini, setiap orang yang terdaftar punya barcode unik, yang berguna sebagai identitas digital.

Barcode ini bisa berupa kode batang atau kode QR yang bisa dipindai memakai perangkat seperti smartphone, pemindai, atau mesin presensi khusus. Saat barcode dipindai, informasi kehadiran seperti waktu masuk atau keluar akan secara otomatis dicatat ke dalam sistem database. Dengan pendekatan ini, pengelolaan data kehadiran menjadi lebih efisien sebab seluruh proses berjalan secara otomatis dan terkomputerisasi.

Fitur Utama Sistem Presensi Berbasis Barcode

Ada beberapa fitur utama dalam sistem presensi berbasis barcode, di antaranya sebagai berikut:

1. Identifikasi Unik: Setiap individu punya barcode unik, yang memastikan pencatatan presensi bersifat personal dan akurat.
2. Otomatisasi Data: Data kehadiran dicatat secara otomatis saat barcode dipindai, sehingga potensi kesalahan akibat pencatatan manual bisa dikurangi.
3. Akses Real-Time: Pengelola bisa menhawasi kehadiran secara langsung lewat sistem yang tersambung ke database, yang memungkinkan pengawasan secara efisien.
4. Kemudahan Penggunaan: Sistem ini sangat praktis karena hanya membutuhkan pemindaian barcode, yang membuatnya cepat dan mudah digunakan.

Sistem ini cocok untuk banyak keperluan, sejenis presensi karyawan di perusahaan, siswa di sekolah, ataupun peserta dalam acara atau seminar.

Keunggulan Absensi Berbasis Barcode/QR Code

Pemakaian barcode atau QR code dalam sistem presensi memberikan sejumlah keunggulan, yang membuatnya semakin populer di banyak institusi, termasuk perusahaan, sekolah, dan acara:

1. Kecepatan dan Efisiensi: Dengan memakai barcode, proses presensi berlangsung lebih cepat daripada metode manual. Pengguna cukup memindai barcode dengan perangkat yang disediakan, sehingga waktu yang diperlukan untuk mencatat kehadiran bisa dikurangi secara signifikan.
2. Akurasi Data: Sistem presensi barcode membantu mengurangi kesalahan pencatatan yang sering terjadi dalam metode manual. Setiap barcode unik, sehingga meyakinkan bahwa data yang dicatat akurat dan sulit dipalsukan.
3. Pencegahan Kecurangan: Pemakaian barcode mengurangi potensi kecurangan, seperti menitipkan presensi kepada orang lain, sebab setiap individu harus memindai barcode pribadinya sendiri.
4. Integrasi dengan Sistem Lain: Sistem barcode bisa  dengan mudah diintegrasikan dengan sistem lain, seperti sistem penggajian atau penilaian kinerja, yang mempermudah pengelolaan dan evaluasi kehadiran secara otomatis.
5. Penghematan Biaya dan Penggunaan Kertas: Memakai presensi berbasis barcode mengurangi keperluan akan dokumen fisik, sehingga lebih ramah lingkungan dan menghemat biaya operasional, khususnya yang terkait dengan pencetakan.
6. Keamanan dan Privasi: Data yang dikumpulkan lewar barcode dapat dilindungi dengan sistem enkripsi, sehingga lebih aman daripada metode presensi manual, yang lebih rentan pada akses atau manipulasi tanpa izin.

Cara Membuat Presensi Kehadiran Punya Barcode dan Smartphone Android

Kalau kamu ingin membuat sistem presensi kehadiran berbasis barcode dengan memakai perangkat Android, berikut ini langkah-langkah yang bisa kamu ikuti:

1. Buat Spreadsheet di Google Drive: Langkah pertama yakni membuat spreadsheet baru di Google Drive. Kamu bisa memberi nama spreadsheet ini, contohnya “Kehadiran.” Di dalam spreadsheet, masukkan daftar nama siswa atau karyawan yang akan dibuatkan barcode-nya.
2. Buat Tab Baru: Di dalam spreadsheet, buat satu tab baru dan beri nama “QR Code” untuk menyimpan data barcode yang akan dibuat.
3. Buat Barcode: Sesudah itu, salin daftar nama siswa atau karyawan tersebut ke situs https://qrexplore.com untuk membuat kode QR atau barcode bagi setiap peserta. Sesudah semua barcode dihasilkan, kamu bisa download file ZIP yang berisi barcode tersebut.
4. Bagikan Barcode: Bagikan kode barcode tersebut kepada siswa atau karyawan. Barcode ini bisa dibagikan dalam bentuk digital atau dicetak ke dalam kartu pelajar atau kartu pegawai.
5. Install Aplikasi Scan IT to Office: Di perangkat Android yang akan dipakai untuk presensi, install aplikasi bernama “Scan IT to Office” yang ada di Google Play Store.
6. Buka Aplikasi Scan IT to Office: Sesudah aplikasi terinstal, buka aplikasi tersebut. Pada halaman utama, klik opsi “Google Sheet Drive” dan login dengan akun Google yang digunakan untuk membuat spreadsheet.
7. Pilih Spreadsheet: Di dalam aplikasi, pilih spreadsheet yang sudah dibuat sebelumnya.
8. Atur Sheet Kehadiran: Pilih sheet yang berisi data kehadiran, lalu tap garis tiga di bagian atas aplikasi Scan IT to Office.
9. Buat Form Baru: KLik opsi “Create New Form” untuk membuat form baru. Pada field pertama, klik “Barcode” dan beri nama “Presensi QR.” Pastikan opsi “Required Field” diaktifkan, kemudian ketuk “Add Field.”
10. Tambahkan Field Tambahan: Kalau diperlukan, tambahkan juga field untuk tanggal dan waktu kehadiran. Pastikan keduanya diatur sebagai required field dan pilih opsi “Update on Send.”
11. Uji Aplikasi: Sesudah form selesai dibuat, tap “Back” untuk kembali ke halaman utama dan uji aplikasi dengan mencoba menjalankan scan barcode.
12. Mulai Scan Barcode: Pilih logo barcode untuk memulai proses scan, dan letakkan barcode siswa atau karyawan yang akan dipresensi di depan kamera.
13. Kirim Data Presensi: Sesudah barcode berhasil dipindai, aplikasi akan menampilkan informasi nama siswa atau karyawan, beserta tanggal dan waktu presensi. Berikutnya, tap tombol “Send” untuk mengirimkan data presensi ke dalam spreadsheet yang telah dibuat.
14. Data Presensi Tersimpan di Spreadsheet: Data yang dikirimkan lewat aplikasi akan secara otomatis tersimpan di spreadsheet Google. Kamu bisa memakai data tersebut untuk banyak kepentingan, seperti menghitung presensi siswa atau karyawan, menentukan gaji, bonus, atau sekadar melakukan pendataan.

Walaupun sistem presensi ini tidak sepenuhnya online, sistem ini tetap memberikan kemudahan karena data tersimpan secara real-time dan aman di Google Spreadsheet. Dengan memakai metode ini, pengelolaan kehadiran menjadi lebih terstruktur, efisien, dan transparan.

Semoga bermanfaat dan terus pantau kolampedia untuk info dan tips lainnya.

Salam cerdas!